Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Assistant(e) administratif(ve) (H/F)La Fédération recrute un(e) assistant(e) administratif(ve). La(le) assistant(e) administratif(ve) travaillera sous la responsabilité de la secrétaire générale. Poste en CDI basé à Paris et à pourvoir immédiatement. Rémunération : selon profil et expérience

1. Présentation de la Fédération

La Fédération nationale des Communes forestières est une association créée en 1933 qui regroupe des collectivités, propriétaires de forêts ou bien concernées par la valorisation des forêts de leur territoire. Plus de 6 000 sont adhérentes : des communes principalement, mais aussi des syndicats de gestion forestière, des intercommunalités, des départements et des régions.

La Fédération porte des valeurs communes à l'ensemble des élus forestiers : la gestion durable et multifonctionnelle des forêts publiques, le rôle central des élus dans la mise en oeuvre des politiques forestières des territoire, une vision de l'espace forestier comme atout du développement local, l'autonomie énergétique des territoires et l'engagement pour le climat, le soutien à la filière forêt-bois et à une économie de proximité.

Ses missions sont multiples :

  • représenter les intérêts des communes forestières auprès des instances décisionnelles nationale et locales ;
  • être force de propositions dans l'élaboration des politiques forestières et la structuration de la filière forêt-bois ;faire reconnaître le rôle et la place de l'élu en tant que propriétaire, aménageur du territoire, producteur de bois, maître d'ouvrage public, consommateur de bois, bois énergie et bois construction ;
  • former et informer les élus ;
  • initier, soutenir, relayer les actions de terrain.

La Fédération, c'est aussi un réseau d'associations départementales et d'unions régionales qui construisent et mettent en oeuvre sur le terrain des programmes innovants : bois énergie, bois construction, charte forestière de territoire, formation.

Elle travaille régulièrement avec ses principaux partenaires : Office national des forêts, ministère de l'Agriculture, de l'Agroalimentaire et de la Forêt et autres ministères, les acteurs de la filière forêt-bois, les parlementaires (Sénat et Assemblée nationale), les autres associations nationales d'élus ou représentants du monde rural.

2. Contexte du poste

La Fédération recrute un(e) assistant(e) administratif(ve). La(le) assistant(e) administratif(ve) travaillera sous la responsabilité de la secrétaire générale.

3. Missions

Sous la direction du directeur général de la Fédération nationale des Communes forestières, la personne recrutée devra assurer des missions de secrétariat diversifiées et certaines opérations liées à la comptabilité, en lien étroit avec la secrétaire générale.

Concernant le secrétariat courant

  • accueil téléphonique et dans les locaux
  • rédaction et mise en forme de courriers administratifs courants
  • suivi du courrier (papier et électronique) : réception, diffusion, classement, présentation des documents à signer, envois postaux
  • gestion des stocks et commandes de fournitures

 Concernant les tâches administratives

  • tenue des agendas et des plannings de réunions, prises de rendez-vous
  • organisation logistique quotidienne des réunions (préparation des dossiers, mise en place de la salle) et des déplacements des élus (réservations hôtelières, de lieux de restauration, de billets de train ou d'avion, de taxis)
  • gestion de la salle de réunion située au n°3 rue du général Bertrand
  • suivi de l'entretien des locaux et des équipements, gestion des contrats avec les prestataires
  • commande et gestion du matériel informatique et des logiciels, dépannages et sauvegardes, en lien étroit avec le prestataire informatique
  • organisation du classement et de l'archivage
  • secrétariat de rédaction de la revue, en lien avec la déléguée aux relations extérieures et à la communication
  • mise à jour des répertoires, listes de contacts et de diffusion, en lien avec la déléguée aux relations extérieures et à la communication
  • appui au suivi des adhésions et des cotisations, en coordination avec la secrétaire générale qui en a la responsabilité
  • appui à l'animation du réseau des administratifs (objectif : mutualiser et partager les compétences et les procédures au sein du réseau des Communes forestières), en lien avec la secrétaire générale

Concernant les tâches comptables

  • réception, contrôle et suivi des factures
  • en fin de mois, numérotation des factures avec codes analytiques et envoi au cabinet comptable
  • vérification des notes de frais
  • gestion du fichier de trésorerie
  • appui aux demandes du cabinet comptable

4. Profil recherché

  • Bon relationnel et sens de l'accueil
  • Méthode et rigueur dans les tâches quotidiennes
  • Sens pratique et polyvalence
  • Excellente maîtrise du pack Office (notamment Word et Excel)
  • Bonne maîtrise de la langue française (parlé et écrit)
  • Connaissances en comptabilité générale

 5. Type de contrat

Poste basé à Paris et à pourvoir immédiatement
CDI
Rémunération : selon profil et expérience

Dossier de candidature  à  transmettre avant le 15 décembre 2020
Lettre de motivation + CV
par mail :
sophie.hyvernat@communesforestieres.org
avec objet "Recrutement Assistant(e) administratif(ve)"